स्टील बार ऑर्डर के निर्यात दस्तावेज़

जिम्मेदारी मैट्रिक्स से शुरुआत करें, सामान्य दस्तावेज़ सूची से नहीं

दस्तावेज़ आवश्यकताएँ कई स्थानों से आती हैं: बिक्री अनुबंध, भुगतान विधि, चयनित वाहक मार्ग, खरीदार और मालवाहक प्रक्रियाएँ, सीमा शुल्क और गंतव्य नियम, निरीक्षण आवश्यकताएँ, और कोई भी बैंक या अंतिम-ग्राहक प्रस्तुति शर्तें। ICC Incoterms 2020 नियम विक्रेता और खरीदार के बीच परिभाषित वितरण दायित्वों, लागतों और जोखिमों को आवंटित करने में मदद करते हैं, लेकिन Incoterms नियम स्वयं प्रत्येक चालान फ़ील्ड, सीमा शुल्क वर्गीकरण, प्रमाणपत्र, बैंक प्रस्तुति स्थिति, या स्टील ऑर्डर के लिए गुणवत्ता रिकॉर्ड प्रदान नहीं करता है। नियम को उसके नामित स्थान या पोर्ट और संस्करण के साथ लिखें, फिर दस्तावेज़ों और डेटा स्वामियों को अलग से सूचीबद्ध करें।

दस्तावेज़ का नाम, उद्देश्य, जारीकर्ता, स्रोत डेटा, अनिवार्य फ़ील्ड, भाषा, फ़ाइल प्रकार, मूल या प्रतिलिपि आवश्यकता, यदि आवश्यक हो तो हस्ताक्षर या टिकट, सेट की संख्या, ड्राफ्ट सबमिशन तिथि, समीक्षक, अंतिम मुद्दा ट्रिगर, प्राप्तकर्ता और अवधारण स्थान के साथ एक मैट्रिक्स बनाएं। वाणिज्यिक चालान, पैकिंग सूची, परिवहन निर्देश और मसौदा परिवहन दस्तावेज़, आदेशित सामग्री निरीक्षण दस्तावेज़, परीक्षण या निरीक्षण रिपोर्ट, यदि आवश्यक हो तो मूल प्रमाण पत्र, अनुबंध के अनुसार सौंपे जाने पर बीमा साक्ष्य, प्रासंगिक होने पर लकड़ी-पैकेजिंग साक्ष्य और खरीदार-विशिष्ट घोषणाएं शामिल करें। सटीक सेट लेन-देन पर निर्भर करता है.

UNECE संयुक्त राष्ट्र लेआउट कुंजी संरेखित व्यापार-दस्तावेज़ डिज़ाइन और सामान्य डेटा के सुसंगत प्लेसमेंट के लिए एक अंतरराष्ट्रीय आधार प्रदान करती है। इसका व्यावहारिक खरीद मूल्य मास्टर-डेटा सिद्धांत है: दस्तावेजों में दोहराई जाने वाली जानकारी को स्वतंत्र रूप से दोबारा टाइप करने के बजाय एक बार कैप्चर किया जाना चाहिए, अनुमोदित किया जाना चाहिए और पुन: उपयोग किया जाना चाहिए। संरेखण असंगतता को कम करता है; यह तय नहीं करता कि कोई गंतव्य प्राधिकारी, वाहक, बैंक या ग्राहक किसी विशेष दस्तावेज़ को स्वीकार करेगा या नहीं।

एक वाणिज्यिक स्वामी और एक गुणवत्ता-दस्तावेज़ स्वामी को नियुक्त करें, जिसमें एक प्रेषण स्वीकृति समन्वयक दोनों में सामंजस्य बिठाए। विक्रेता चालान और पैकिंग डेटा तैयार कर सकता है, मूल मिल या प्रोसेसर गुणवत्ता रिकॉर्ड जारी कर सकता है, एक चैंबर या प्राधिकरण मूल साक्ष्य जारी कर सकता है, और वाहक या फारवर्डर परिवहन दस्तावेज जारी कर सकता है। एक समन्वयक पैक को संकलित और क्रॉस-रेफरेंस कर सकता है, लेकिन उसे मूल जारीकर्ता की रिपोर्ट को एक अलग दस्तावेज़ जैसा बनाने के लिए उसमें बदलाव नहीं करना चाहिए।

स्रोत:[1][6]

साझा किए गए मास्टर डेटा को फ़्रीज़ करें और इसके विरुद्ध प्रत्येक दस्तावेज़ का मिलान करें

ड्राफ्ट तैयार होने से पहले एक अनुमोदित शिपमेंट डेटा शीट बनाएं। कानूनी पार्टी के नाम और पते का बिल्कुल आवश्यकतानुसार उपयोग करें, जिसमें विक्रेता, खरीदार, कंसाइनी, सूचित पार्टी, आयातक या प्रासंगिक अन्य भूमिकाएँ शामिल हों। रिकॉर्ड अनुबंध और खरीद-आदेश संदर्भ, उत्पाद विवरण, ग्रेड और मानक, उत्पाद रूप, आयाम, वितरण स्थिति, मात्रा, माप की इकाई, बंडल गिनती, निशान, शुद्ध और सकल वजन का आधार, मूल देश डेटा स्रोत, इनकोटर्म्स नियम और नामित स्थान, नियोजित मोड, बंदरगाह या गंतव्य, और वाहक बुकिंग संदर्भ जैसे ही उपलब्ध होते हैं।

तय करें कि कौन से विवरण व्यावसायिक होने चाहिए और कौन से तकनीकी रूप से सटीक रहने चाहिए। चालान विवरण के लिए संक्षिप्त सीमा शुल्क-सामना करने वाली भाषा की आवश्यकता हो सकती है; MTC के लिए भौतिक पहचान की आवश्यकता होती है; पैकिंग सूची के लिए बंडल-स्तरीय डेटा की आवश्यकता होती है। उन्हें समान वाक्य होने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन उन्हें एक-दूसरे का खंडन भी नहीं करना चाहिए। नियंत्रित संक्षिप्ताक्षरों और इकाइयों को परिभाषित करें। बिना लेबल और रूपांतरण नियमों के टुकड़ों, मीट्रिक टन, किलोग्राम, मीटर, सैद्धांतिक वजन और मापा वजन को मिलाने से बचें।

परिवर्तनों को संशोधन के रूप में मानें। यदि ड्राफ्ट अनुमोदन के बाद मात्रा, बंडल योजना, कंसाइनी, मार्ग, जहाज, कंटेनर, सील, या वजन बदलता है, तो प्रत्येक प्रभावित दस्तावेज़ की पहचान करें और नियंत्रित सेट को फिर से जारी करें। एक पैकिंग-सूची लाइन में देर से किया गया बदलाव चालान राशि, शिपिंग निर्देश, मूल आवेदन, बीमा घोषणा, परिवहन दस्तावेज़, वीजीएम सबमिशन और ग्राहक की प्राप्त फ़ाइल पर लागू हो सकता है। मैट्रिक्स को यह दिखाना चाहिए कि प्रत्येक निर्भरता की दोबारा जाँच कौन करता है।

मैट्रिक्स एक सुलह मॉडल है; आवश्यक दस्तावेज़ और कानूनी या नियामक क्षेत्र लेनदेन, मार्ग और गंतव्य पर निर्भर करते हैं। केवल स्वीकृत ऑर्डर शर्तें ही किसी विशिष्ट आपूर्ति के लिए आवश्यकताओं को परिभाषित करती हैं।

स्रोत:[1][2][6]

स्रोत:[1]

गुणवत्ता वाले दस्तावेज़ों का दायरा बदले बिना उन्हें पैकिंग लाइनों से कनेक्ट करें

ISO 10474 स्टील और स्टील उत्पादों के ऑर्डर के अनुसार आपूर्ति किए गए निरीक्षण-दस्तावेज़ प्रकारों को परिभाषित करता है। खरीद शर्तों में आवश्यक प्रकार का चयन करें और जारीकर्ता, दस्तावेज़ पहचान और रिपोर्ट किए गए दायरे को सुरक्षित रखें। वाणिज्यिक चालान भौतिक गुणयों को साबित नहीं करता है, और MTC यह साबित नहीं करता है कि अंतिम पैकिंग सूची में मात्रा लोड की गई थी। निर्यात पैक को हर उद्देश्य की पूर्ति के लिए दिखावा करने वाले एक दस्तावेज़ के बजाय इन अभिलेखों के बीच एक क्रॉस-रेफरेंस की आवश्यकता होती है।

दस्तावेज़ संख्या, जारीकर्ता, प्रकार, हीट या लॉट, ग्रेड और मानक, आकार, मात्रा या उत्पाद का दायरा, संशोधन, भाषा और अनुमोदन स्थिति के साथ गुणवत्ता-दस्तावेज़ रजिस्टर का उपयोग करें। जब ऑर्डर को उस ग्रैन्युलैरिटी की आवश्यकता हो तो प्रत्येक अंतिम बंडल या पैकिंग लाइन को उसकी हीट और प्रासंगिक रिपोर्ट से लिंक करें। यदि मिल प्रमाणपत्र के बाद डाउनस्ट्रीम ऊष्मा उपचार, मशीनिंग, NDT, या तीसरे पक्ष का निरीक्षण होता है, तो डाउनस्ट्रीम जारीकर्ता और लॉट की पहचान को दृश्यमान रखें और बाद के संचालन को दर्शाने के लिए मिल की मूल रिपोर्ट को संपादित न करें।

परिभाषित करें कि क्या ड्राफ्ट पूर्व-समीक्षा के लिए स्वीकार्य हैं और अंतिम क्या होगा। इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षरित मूल, स्कैन, पोर्टल डाउनलोड और कागजी मूल में खरीदार, बैंक या प्राधिकरण के लिए अलग-अलग स्वीकृति नियम हो सकते हैं। फ़ाइल का नामकरण, संयुक्त बनाम अलग-अलग पीडीएफ, यदि आवश्यक हो तो खोजने योग्य पाठ, अधिकतम फ़ाइल आकार, भाषा या अनुवाद, और क्या अनुवाद के साथ मूल भाषा का रिकॉर्ड होना चाहिए, निर्दिष्ट करें। अनुवाद को मूल साक्ष्य से अलग रहना चाहिए।

प्रभावित दायरे के अनुसार विसंगतियों की समीक्षा करें। एक टाइपोग्राफ़िकल पैकिंग चिह्न को नियंत्रित पुनः जारी करने के माध्यम से ठीक किया जा सकता है; एक हीट नंबर जिसका समाधान नहीं किया जा सकता, उसे भौतिक पुनः सत्यापन की आवश्यकता हो सकती है; पहले से पैक किए गए लॉट से जुड़े एक गुम परीक्षण के लिए अनपैकिंग या खरीदार के स्वभाव की आवश्यकता हो सकती है। पास के किसी नंबर की नकल करके पहचान संबंधी कमियों को दूर न करें। समस्या, प्रभावित बंडल, साक्ष्य, सुधार, अनुमोदनकर्ता और संशोधित दस्तावेज़ रिकॉर्ड करें।

स्रोत:[2]

पैकिंग, परिवहन वजन और लकड़ी-पैकेजिंग साक्ष्य को अलग रखें

ASTM A700 शिपमेंट के लिए स्टील उत्पादों की पैकेजिंग, मार्किंग और लोडिंग के लिए एक गाइड है। यह पैकिंग विनिर्देश को सूचित कर सकता है, लेकिन यह स्वचालित रूप से अनुबंध नहीं बनता है या हर मार्ग के खतरे को कवर नहीं करता है। स्वीकृत पैकिंग शर्तों में बंडल द्रव्यमान सीमा, बैंडिंग, उठाने की विधि, अंत सुरक्षा, संक्षारण संरक्षण, लेबल, मौसम जोखिम, कंटेनर या ब्रेकबल्क मार्ग, हैंडलिंग पॉइंट और गंतव्य बाधाओं को परिभाषित करें।

लोड करने से पहले बंडल शेड्यूल के साथ भौतिक चिह्नों का मिलान करें। रिकॉर्ड बंडल आईडी, उत्पाद लाइन, हीट या लॉट जहां आवश्यक हो, टुकड़े की गिनती, आयाम, शुद्ध वजन का आधार, सकल वजन का आधार और गंतव्य चिह्न। बताएं कि वज़न मापा जाता है या गणना की जाती है। फोटोग्राफ आवश्यकताओं में दृश्य, लेबल पठनीयता, समय और फ़ाइल नाम लिंक की पहचान होनी चाहिए; तस्वीरें पूरक साक्ष्य हैं और छिपी हुई उत्पाद स्थिति या सुरक्षा इंजीनियरिंग को साबित नहीं करती हैं।

SOLAS के अधीन पैक किए गए कंटेनरों के लिए, अंतर्राष्ट्रीय समुद्री संगठन बताता है कि लोड करने से पहले सत्यापित सकल द्रव्यमान प्रदान किया जाना चाहिए और यह लोडिंग के लिए एक शर्त है। वीजीएम लागू विधि और प्रक्रिया के तहत पैक किए गए कंटेनर से संबंधित है; यह स्वचालित रूप से कार्गो शुद्ध वजन या पैकिंग-सूची सकल वजन के समान मूल्य नहीं है। निर्दिष्ट करें कि वीजीएम कौन प्राप्त करता है, हस्ताक्षर करता है और सबमिट करता है, कौन सी अनुमोदित विधि का उपयोग किया जाता है, कट-ऑफ, और देर से पैकिंग परिवर्तन पुनर्गणना को कैसे ट्रिगर करता है। खरीदार को वास्तविक शिपमेंट के लिए वाहक और अधिकार क्षेत्र की आवश्यकताओं की पुष्टि करनी चाहिए।

जब अंतर्राष्ट्रीय व्यापार में ठोस लकड़ी की पैकेजिंग या डनेज का उपयोग किया जाता है, तो आईएसपीएम 15 विनियमित लकड़ी पैकेजिंग सामग्री के लिए फाइटोसैनिटरी ढांचा प्रदान करता है। गंतव्य कार्यान्वयन की पुष्टि करें, क्या सामग्री दायरे, उपचार और मार्क आवश्यकताओं के भीतर है, और लोड करने से पहले सुपाठ्यता की पुष्टि कौन करता है। प्रसंस्कृत लकड़ी की सामग्री और छूट का मूल्यांकन लागू नियम के अनुसार किया जाना चाहिए न कि अनुमान के अनुसार। लकड़ी पर आईएसपीएम 15 का निशान स्टील के लिए प्रमाण पत्र नहीं है और पैकिंग विनिर्देश को प्रतिस्थापित नहीं करता है।

स्रोत:[3][4][5]

कट-ऑफ़ के विरुद्ध ड्राफ्ट अनुमोदन चलाएँ और अंतिम साक्ष्य पैक को फ़्रीज़ करें

वाहक, सीमा शुल्क, बैंक, निरीक्षण और ग्राहक कट-ऑफ से पीछे की ओर कार्य करें। मास्टर-डेटा पुष्टिकरण, ड्राफ्ट चालान और पैकिंग सूची, गुणवत्ता-दस्तावेज़ पैक, मूल या विशेष अनुप्रयोग, शिपिंग निर्देश, परिवहन-दस्तावेज़ ड्राफ्ट, वीजीएम, अंतिम निरीक्षण प्रेषण स्वीकृति और अंतिम वितरण के लिए तिथियां निर्धारित करें। सभी समय क्षेत्रों में एक बैकअप अनुमोदक का नाम बताएं; एक अपरिभाषित 'खरीदार अनुमोदन' उत्पाद तैयार होने पर भी एक नौकायन को याद कर सकता है।

दृश्य परिचितता के आधार पर अनुमोदन करने के बजाय पंक्ति-दर-पंक्ति ड्राफ्ट चेकलिस्ट का उपयोग करें। पार्टियों, संदर्भों, विवरण, ग्रेड और आकार की पुष्टि करें जहां आवश्यक हो, मात्राएं और इकाइयां, वजन और आधार, पैकेज की गिनती, निशान, देश और मूल शब्दांकन जब लेन-देन की आवश्यकता हो, नियम और नामित स्थान, मार्ग, तिथियां और दस्तावेज़ संशोधन। लेटर-ऑफ-क्रेडिट या संग्रह लेनदेन के लिए, जिम्मेदार बैंकिंग या व्यापार पेशेवर समीक्षा प्रस्तुति शब्दांकन रखें; परिचालन कर्मचारियों को यह नहीं मानना ​​चाहिए कि तकनीकी रूप से सटीक दस्तावेज़ भी बैंक की शर्तों को पूरा करता है।

लोड करने के बाद, अंतिम कंटेनर या वाहन आईडी, सील, वास्तविक बंडल सूची, वजन रिकॉर्ड, लोडिंग तिथि और अपवादों को कैप्चर करें। संशोधन नियंत्रण के माध्यम से केवल प्रभावित दस्तावेज़ों को अद्यतन करें। स्वीकृत PO, मास्टर डेटा, स्वीकृत ड्राफ्ट, अंतिम जारी किए गए दस्तावेज़, गुणवत्ता रजिस्टर, प्रेषण स्वीकृति साक्ष्य और ट्रांसमिशन रिकॉर्ड को एक साथ संग्रहित करें। यह प्राप्त करने वाली टीमों को अंतिम पैक को प्रतिस्थापित ईमेल से अलग करने की अनुमति देता है।

आइटम: 42CrMo4 शमन-और-टेम्पर्ड गोल बार, RFQ शेड्यूल के अनुसार आकार/मात्रा व्यापार अवधि: एफसीए [named place], इनकोटर्म्स 2020; स्वीकृत बिक्री आदेश के अधीन अंतिम आवंटन वाणिज्यिक दस्तावेज़: अनुमोदित कानूनी पार्टियों, PO लाइन, उत्पाद विवरण, मात्रा, इकाइयों, चिह्नों और वजन के आधार पर वाणिज्यिक चालान और बंडल-स्तरीय पैकिंग सूची गुणवत्ता दस्तावेज़: आदेशित ISO 10474 निरीक्षण दस्तावेज़ और सहमत परीक्षण/निरीक्षण रिपोर्ट; हीट और बंडल पैकिंग डेटा से जुड़ा अंतिम रजिस्टर: बंडल आईडी, टुकड़े, आयाम, शुद्ध और सकल वजन का आधार, हीट/लॉट जहां ऑर्डर किया गया, गंतव्य चिह्न और अंतिम लोडिंग सूची परिवहन डेटा: फारवर्डर विवरण, बुकिंग और रूटिंग फ़ील्ड की पुष्टि की जानी है; कंटेनर लोडिंग ड्राफ्ट अनुमोदन से पहले बताई गई वीजीएम जिम्मेदारी और कट-ऑफ: वाहक कट-ऑफ से पांच कार्य दिवस पहले चालान, पैकिंग सूची, गुणवत्ता रजिस्टर और शिपिंग निर्देश ड्राफ्ट जमा करें। अंतिम प्रेषण अनुमोदन: निरीक्षण स्थिति, बंडल सूची, कंटेनर/सील और आवश्यक गंतव्य रिकॉर्ड के मिलान के बाद केवल अनुमोदित संशोधन जारी करें। केवल स्वीकृत आदेश की शर्तें ही किसी विशिष्ट आपूर्ति के लिए आवश्यकताओं को परिभाषित करती हैं।

स्रोत:[1][4][6]