Chứng từ xuất khẩu cho đơn hàng thép thanh

Bắt đầu bằng ma trận trách nhiệm, không phải danh sách tài liệu chung chung

Yêu cầu về tài liệu đến từ nhiều nơi: hợp đồng mua bán, phương thức thanh toán, phương án vận chuyển đã chọn, thủ tục của bên mua và người nhận hàng, quy tắc hải quan và điểm đến, yêu cầu kiểm tra và bất kỳ điều khoản trình bày nào của ngân hàng hoặc khách hàng cuối. Các quy tắc ICC Incoterms 2020 giúp phân bổ các nghĩa vụ giao hàng, chi phí và rủi ro được xác định giữa người bán và bên mua, nhưng bản thân quy tắc Incoterms không cung cấp mọi trường hóa đơn, phân loại hải quan, chứng chỉ, điều kiện xuất trình ngân hàng hoặc hồ sơ chất lượng cho một đơn đặt hàng thép. Viết quy tắc với địa điểm hoặc cổng và phiên bản được đặt tên, sau đó liệt kê riêng các tài liệu và chủ sở hữu dữ liệu.

Xây dựng ma trận với tên tài liệu, mục đích, nhà phát hành, dữ liệu nguồn, các trường bắt buộc, ngôn ngữ, loại tệp, yêu cầu bản gốc hoặc bản sao, chữ ký hoặc tem nếu được yêu cầu, số bộ, ngày gửi bản nháp, người đánh giá, người kích hoạt vấn đề cuối cùng, người nhận và vị trí lưu giữ. Bao gồm hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, hướng dẫn vận chuyển và dự thảo chứng từ vận chuyển, chứng từ kiểm tra nguyên liệu theo yêu cầu, báo cáo thử nghiệm hoặc kiểm tra, giấy chứng nhận xuất xứ nếu được yêu cầu, bằng chứng bảo hiểm khi được giao theo hợp đồng, bằng chứng đóng gói bằng gỗ khi có liên quan và các tờ khai cụ thể của bên mua. Bộ chính xác phụ thuộc vào giao dịch.

Khóa bố cục của Liên hợp quốc UNECE cung cấp cơ sở quốc tế cho việc thiết kế tài liệu thương mại phù hợp và sắp xếp dữ liệu chung một cách nhất quán. Giá trị mua sắm thực tế của nó là nguyên tắc dữ liệu tổng thể: thông tin lặp lại trên các tài liệu phải được ghi lại một lần, được phê duyệt và sử dụng lại thay vì phải gõ lại một cách độc lập. Căn chỉnh làm giảm sự không nhất quán; nó không quyết định liệu cơ quan đích, nhà vận chuyển, ngân hàng hoặc khách hàng có chấp nhận một tài liệu cụ thể hay không.

Chỉ định một chủ sở hữu thương mại và một chủ sở hữu tài liệu chất lượng, với điều phối viên phát hành điều hòa cả hai. Người bán có thể chuẩn bị hóa đơn và dữ liệu đóng gói, nhà máy hoặc nhà chế biến ban đầu có thể cấp hồ sơ chất lượng, phòng thương mại hoặc cơ quan có thẩm quyền có thể cấp bằng chứng xuất xứ và người vận chuyển hoặc người giao nhận có thể cấp chứng từ vận tải. Điều phối viên có thể biên soạn và tham khảo chéo gói, nhưng không được thay đổi báo cáo của nhà phát hành ban đầu để làm cho nó giống với một tài liệu khác.

Nguồn:[1][6]

Đóng băng dữ liệu chính được chia sẻ và đối chiếu mọi tài liệu với nó

Tạo bảng dữ liệu lô hàng đã được phê duyệt trước khi chuẩn bị bản nháp. Sử dụng tên và địa chỉ của bên hợp pháp chính xác theo yêu cầu, bao gồm người bán, bên mua, người nhận hàng, bên thông báo, nhà nhập khẩu hoặc các vai trò khác nếu có liên quan. Ghi lại các tài liệu tham khảo về hợp đồng và đơn đặt hàng, mô tả sản phẩm, mác thép và tiêu chuẩn, hình thức sản phẩm, kích thước, điều kiện giao hàng, số lượng, đơn vị đo lường, số bó, nhãn hiệu, trọng lượng tịnh và tổng trọng lượng, nguồn dữ liệu nước xuất xứ, quy tắc Incoterms và địa điểm được đặt tên, phương thức dự kiến, cảng hoặc điểm đến và tài liệu tham khảo đặt vé của hãng vận chuyển khi có sẵn.

Xác định nội dung mô tả nào dùng cho mục đích thương mại và nội dung nào phải giữ độ chính xác kỹ thuật. Mô tả trên hóa đơn có thể cần ngôn ngữ ngắn gọn cho hải quan; MTC cần nhận dạng vật liệu; phiếu đóng gói cần dữ liệu theo từng bó. Các câu không nhất thiết giống hệt nhau nhưng không được mâu thuẫn. Quy định các chữ viết tắt và đơn vị được kiểm soát. Không trộn lẫn số thanh, tấn hệ mét, kilôgam, mét, khối lượng lý thuyết và khối lượng đo thực tế nếu không có nhãn cùng quy tắc quy đổi.

Hãy coi những thay đổi như những bản sửa đổi. Nếu số lượng, gói hàng, người nhận hàng, phương án, tàu, container, tem niêm phong hoặc trọng lượng thay đổi sau khi dự thảo được phê duyệt, hãy xác định mọi tài liệu bị ảnh hưởng và cấp lại bộ được kiểm soát. Một thay đổi muộn đối với một dòng danh sách đóng gói có thể ảnh hưởng đến số tiền hóa đơn, hướng dẫn vận chuyển, đơn đăng ký xuất xứ, tờ khai bảo hiểm, chứng từ vận tải, nộp VGM và hồ sơ nhận hàng của khách hàng. Ma trận sẽ hiển thị ai kiểm tra lại từng phần phụ thuộc.

Ma trận là mô hình đối chiếu; các tài liệu cần thiết và các lĩnh vực pháp lý hoặc quy định tùy thuộc vào giao dịch, phương án và điểm đến. Chỉ các điều khoản đặt hàng được chấp nhận mới xác định các yêu cầu đối với một nguồn cung cấp cụ thể.

Nguồn:[1][2][6]

Nguồn:[1]

Kết nối tài liệu chất lượng với dây chuyền đóng gói mà không thay đổi phạm vi của chúng

ISO 10474 xác định các loại tài liệu kiểm tra được cung cấp theo đơn đặt hàng đối với thép và sản phẩm thép. Chọn loại được yêu cầu trong điều khoản mua hàng và giữ nguyên tổ chức phát hành, danh tính tài liệu cũng như phạm vi được báo cáo. Hóa đơn thương mại không chứng minh được đặc tính của vật liệu và MTC không chứng minh rằng số lượng trong danh sách đóng gói cuối cùng đã được chất lên. Gói xuất cần có sự tham chiếu chéo giữa các bản ghi này thay vì một tài liệu giả vờ phục vụ mọi mục đích.

Sử dụng sổ đăng ký tài liệu chất lượng với số tài liệu, nhà phát hành, loại, mẻ luyện hoặc lô, mác thép và tiêu chuẩn, kích thước, số lượng hoặc phạm vi sản phẩm, bản sửa đổi, ngôn ngữ và trạng thái phê duyệt. Liên kết từng bó hoặc dây chuyền đóng gói cuối cùng với báo cáo mẻ luyện và liên quan của nó khi đơn hàng yêu cầu mức độ chi tiết đó. Nếu quá trình xử lý nhiệt, gia công, NDT hoặc kiểm tra của bên thứ ba diễn ra sau giấy chứng nhận của nhà máy, hãy giữ rõ thông tin nhận dạng lô và tổ chức phát hành tiếp theo và không chỉnh sửa báo cáo gốc của nhà máy để ám chỉ các hoạt động sau này.

Xác định xem bản dự thảo có được chấp nhận để xem xét trước hay không và điều gì cấu thành bản cuối cùng. Bản gốc được ký điện tử, bản quét, tải xuống cổng thông tin và bản gốc trên giấy có thể có các quy tắc chấp nhận khác nhau đối với bên mua, ngân hàng hoặc cơ quan có thẩm quyền. Chỉ định cách đặt tên tệp, tệp PDF kết hợp và tệp PDF riêng biệt, văn bản có thể tìm kiếm nếu được yêu cầu, kích thước tệp, ngôn ngữ hoặc bản dịch tối đa và liệu bản ghi ngôn ngữ gốc có phải đi kèm bản dịch hay không. Bản dịch phải có khả năng phân biệt được với bản gốc.

Xem xét sự khác biệt theo phạm vi bị ảnh hưởng. Dấu đóng gói kiểu chữ có thể được sửa chữa thông qua việc phát hành lại có kiểm soát; số mẻ luyện không thể đối chiếu được có thể yêu cầu xác minh lại về mặt vật lý; một bài kiểm tra bị thiếu gắn liền với một lô hàng đã được đóng gói có thể yêu cầu phải mở gói hoặc xử lý bên mua. Không giải quyết khoảng cách nhận dạng bằng cách sao chép một số gần đó. Ghi lại vấn đề, các gói bị ảnh hưởng, bằng chứng, sự chỉnh sửa, người phê duyệt và các tài liệu được sửa đổi.

Nguồn:[2]

Giữ cho việc đóng gói, trọng lượng vận chuyển và bằng chứng đóng gói bằng gỗ được phân biệt rõ ràng

ASTM A700 là hướng dẫn đóng gói, đánh dấu và xếp hàng các sản phẩm thép để vận chuyển. Nó có thể cung cấp thông tin về quy cách đóng gói nhưng không tự động trở thành hợp đồng hoặc bao gồm mọi mối nguy hiểm trên phương án. Xác định các giới hạn khối lượng bó, dải buộc, phương pháp nâng, bảo vệ đầu cuối, chống ăn mòn, nhãn, khả năng chịu ảnh hưởng của thời tiết, phương án vận chuyển container hoặc hàng rời, các điểm xử lý và các hạn chế về điểm đến trong các điều kiện đóng gói được chấp nhận.

Đối chiếu các dấu hiệu vật lý với lịch trình gói trước khi tải. Ghi lại ID gói, dòng sản phẩm, mẻ luyện hoặc lô nếu cần, số lượng sản phẩm, kích thước, cơ sở trọng lượng tịnh, cơ sở tổng trọng lượng và nhãn hiệu đích. Nêu rõ trọng lượng được đo hay tính toán. Yêu cầu về ảnh phải xác định được chế độ xem, khả năng đọc nhãn, thời gian và liên kết tên tệp; các bức ảnh là bằng chứng bổ sung và không chứng minh tình trạng sản phẩm được giấu kín hoặc kỹ thuật bảo mật.

Đối với các container đóng gói tuân theo SOLAS, Tổ chức Hàng hải Quốc tế giải thích rằng tổng khối lượng đã được xác minh phải được cung cấp trước khi xếp hàng và là điều kiện để xếp hàng. VGM liên quan đến container được đóng gói theo phương pháp và quy trình áp dụng; nó không tự động có cùng giá trị với trọng lượng tịnh của hàng hóa hoặc tổng trọng lượng trong danh sách đóng gói. Chỉ định ai lấy, ký và nộp VGM, sử dụng phương pháp nào được phê duyệt, thời hạn và mức độ thay đổi bao bì muộn sẽ dẫn đến việc tính toán lại. Bên mua nên xác nhận các yêu cầu của nhà vận chuyển và thẩm quyền đối với lô hàng thực tế.

Khi bao bì hoặc vật chèn lót bằng gỗ đặc được sử dụng trong thương mại quốc tế, ISPM 15 cung cấp khuôn khổ kiểm dịch thực vật cho vật liệu đóng gói bằng gỗ được quản lý. Xác nhận việc triển khai đích đến, liệu tài liệu có nằm trong phạm vi, yêu cầu xử lý và nhãn hiệu hay không và ai xác minh tính dễ đọc trước khi tải. Các nguyên liệu gỗ đã qua chế biến và các miễn trừ phải được đánh giá theo quy định hiện hành thay vì giả định. Dấu ISPM 15 trên gỗ không phải là chứng chỉ dành cho thép và không thay thế thông số kỹ thuật đóng gói.

Nguồn:[3][4][5]

Chạy phê duyệt dự thảo đối với các giới hạn và đóng băng gói bằng chứng cuối cùng

Làm việc ngược từ nhà vận chuyển, hải quan, ngân hàng, kiểm tra và thời điểm cắt hàng của khách hàng. Đặt ngày để xác nhận dữ liệu gốc, hóa đơn dự thảo và phiếu đóng gói, gói tài liệu chất lượng, xuất xứ hoặc ứng dụng đặc biệt, hướng dẫn vận chuyển, dự thảo chứng từ vận chuyển, VGM, xuất xưởng kiểm tra cuối cùng và phân phối cuối cùng. Đặt tên cho người phê duyệt dự phòng theo các múi giờ; 'sự chấp thuận của bên mua' không xác định có thể bỏ lỡ chuyến đi ngay cả khi sản phẩm đã sẵn sàng.

Sử dụng danh sách kiểm tra dự thảo từng dòng thay vì phê duyệt bằng hình ảnh quen thuộc. Xác nhận các bên, tài liệu tham khảo, mô tả, mác thép và kích cỡ nếu cần, số lượng và đơn vị, trọng lượng và cơ sở, số lượng gói hàng, nhãn hiệu, từ ngữ quốc gia và xuất xứ khi giao dịch yêu cầu, quy tắc và địa điểm được đặt tên, phương án, ngày tháng và sửa đổi tài liệu. Đối với giao dịch thư tín dụng hoặc nhờ thu, hãy yêu cầu từ ngữ trình bày của chuyên gia ngân hàng hoặc thương mại có trách nhiệm xem xét; Nhân viên vận hành không nên cho rằng một tài liệu chính xác về mặt kỹ thuật cũng đáp ứng được các điều kiện của ngân hàng.

Sau khi xếp hàng, chụp lại container hoặc ID phương tiện cuối cùng, niêm phong, danh sách bó thực tế, hồ sơ trọng lượng, ngày xếp hàng và các trường hợp ngoại lệ. Chỉ cập nhật các tài liệu bị ảnh hưởng thông qua kiểm soát sửa đổi. Lưu trữ PO được chấp nhận, dữ liệu gốc, bản thảo đã được phê duyệt, tài liệu được phát hành cuối cùng, sổ đăng ký chất lượng, bằng chứng phát hành và hồ sơ truyền tải cùng nhau. Điều này cho phép các nhóm nhận phân biệt gói cuối cùng với các email được thay thế.

Hạng mục: Thanh tròn 42CrMo4 tôi và ram, kích thước/số lượng theo bảng RFQ Điều kiện thương mại: FCA [địa điểm được chỉ định], Incoterms 2020; phân bổ cuối cùng phụ thuộc vào đơn bán hàng đã được chấp nhận Chứng từ thương mại: Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói theo từng bó, sử dụng đúng các pháp nhân đã được phê duyệt, dòng PO, mô tả sản phẩm, số lượng, đơn vị, ký mã hiệu và cơ sở xác định khối lượng Hồ sơ chất lượng: Tài liệu kiểm tra ISO 10474 theo đơn hàng cùng các báo cáo thử nghiệm/kiểm tra đã thỏa thuận; danh mục cuối cùng liên kết theo mẻ luyện và bó Dữ liệu đóng gói: Mã bó, số thanh, kích thước, cơ sở xác định khối lượng tịnh và khối lượng cả bì, mẻ/lô nếu được yêu cầu, ký mã hiệu điểm đến và danh sách xếp hàng cuối cùng Dữ liệu vận chuyển: Thông tin đơn vị giao nhận, đặt chỗ và hành trình cần được xác nhận; trách nhiệm VGM và thời hạn chốt phải được nêu trước khi đóng container Duyệt bản dự thảo: Nộp dự thảo hóa đơn, phiếu đóng gói, danh mục hồ sơ chất lượng và hướng dẫn giao hàng trước thời hạn chốt của hãng vận chuyển năm ngày làm việc Phát hành cuối cùng: Chỉ phát hành bản sửa đổi đã được phê duyệt sau khi trạng thái kiểm tra, danh sách bó, container/kẹp chì và hồ sơ bắt buộc tại điểm đến đã được đối chiếu khớp Chỉ các điều khoản đặt hàng đã được chấp nhận mới xác định yêu cầu cho một lô cung cấp cụ thể.

Nguồn:[1][4][6]