Chứng từ xuất khẩu cho đơn hàng thép thanh

Ma trận trách nhiệm riêng cho từng giao dịch

Liệt kê chứng từ được yêu cầu bởi hợp đồng, điều kiện thanh toán, thỏa thuận vận tải, nhà nhập khẩu, quy định tại nơi đến và khách hàng. Nêu quy tắc Incoterms, địa điểm hoặc cảng chỉ định và phiên bản, sau đó xác nhận riêng nghĩa vụ chứng từ. Incoterms 2020 phân chia một số nghĩa vụ giao hàng, chi phí và rủi ro; không cung cấp toàn bộ yêu cầu hải quan, ngân hàng hoặc hồ sơ chất lượng của đơn hàng.

Với mỗi chứng từ cần có, ghi mục đích, đơn vị phát hành, thông tin nguồn, trường bắt buộc, ngôn ngữ, định dạng, yêu cầu bản gốc hay bản sao, ngày nộp, người rà soát, người nhận cuối và nơi lưu trữ. Bao gồm hóa đơn, phiếu đóng gói, chỉ dẫn vận tải và bản nháp chứng từ, chứng chỉ và báo cáo vật liệu đã đặt, cùng mọi khai báo bắt buộc về xuất xứ, bảo hiểm, bao bì gỗ hoặc theo yêu cầu khách hàng. Xác nhận bộ chứng từ thực tế cho giao dịch.

Mẫu bố cục chứng từ thương mại của Liên Hợp Quốc do UNECE ban hành cung cấp cơ sở quốc tế để thống nhất cách trình bày chứng từ và vị trí dữ liệu dùng chung. Giá trị thực tế đối với mua hàng nằm ở nguyên tắc dữ liệu gốc: thông tin lặp lại nên được nhập một lần, phê duyệt rồi tái sử dụng, thay vì gõ lại độc lập. Việc thống nhất bố cục giảm mâu thuẫn dữ liệu; không quyết định cơ quan tại nơi đến, người vận chuyển, ngân hàng hoặc khách hàng có chấp nhận một chứng từ cụ thể hay không.

Chỉ định một đầu mối thương mại và một đầu mối hồ sơ chất lượng, cùng một người kiểm tra bộ chứng từ chuyến hàng hoàn chỉnh. Giữ rõ các đơn vị phát hành gốc: nhà máy thép, cơ sở gia công, phòng thử nghiệm, cơ quan cấp chứng từ xuất xứ và đơn vị phát hành chứng từ vận tải. Sửa thông tin nguồn không nhất quán thông qua đơn vị phát hành, không chỉnh báo cáo của bên khác chỉ để chứng từ có vẻ khớp nhau.

Nguồn:[1][6]

Dữ liệu gốc dùng chung cho mọi chứng từ

Lập bảng dữ liệu chuyến hàng đã phê duyệt trước khi soạn bản nháp. Dùng đúng tên pháp lý và địa chỉ được yêu cầu của người bán, người mua, người nhận hàng, bên được thông báo, nhà nhập khẩu hoặc vai trò liên quan khác. Ghi số tham chiếu hợp đồng và PO, mô tả sản phẩm, mác thép và tiêu chuẩn, dạng sản phẩm, kích thước, trạng thái giao hàng, số lượng, đơn vị đo, số bó, ký mã hiệu, cơ sở khối lượng tịnh và cả bì, nguồn dữ liệu nước xuất xứ, quy tắc Incoterms và địa điểm chỉ định, phương thức dự kiến, cảng hoặc nơi đến và số tham chiếu đặt chỗ khi có.

Xác định mô tả nào phục vụ mục đích thương mại và mô tả nào phải giữ độ chính xác kỹ thuật. Hóa đơn có thể cần cách mô tả ngắn gọn để dùng cho hải quan; MTC cần nhận diện vật liệu; phiếu đóng gói cần dữ liệu từng bó. Câu chữ không nhất thiết giống hệt nhau nhưng không được mâu thuẫn. Quy định các cách viết tắt và đơn vị được kiểm soát. Tránh trộn số thanh, tấn theo hệ mét, kilôgam, mét, khối lượng lý thuyết và khối lượng đo thực tế mà không có nhãn phân biệt và quy tắc quy đổi.

Xử lý mọi thay đổi như một lần sửa đổi phiên bản. Nếu số lượng, phương án bó, người nhận, tuyến đường, tàu, container, số niêm phong hoặc khối lượng thay đổi sau khi duyệt bản nháp, xác định toàn bộ chứng từ bị ảnh hưởng và phát hành lại bộ có kiểm soát. Thay đổi muộn một dòng phiếu đóng gói có thể ảnh hưởng đến số tiền hóa đơn, chỉ dẫn gửi hàng, hồ sơ xin xuất xứ, khai báo bảo hiểm, chứng từ vận tải, khai VGM và hồ sơ nhận hàng của khách. Ma trận nên nêu ai kiểm tra lại từng mối liên hệ này.

Nguồn:[1][2][6]

Nguồn:[1]

Hồ sơ chất lượng liên kết với các dòng trên phiếu đóng gói

ISO 10474 quy định các loại tài liệu kiểm tra cho sản phẩm thép. Ghi loại được yêu cầu trong điều kiện mua hàng và giữ nguyên đơn vị phát hành, nhận diện tài liệu và phạm vi báo cáo. Hóa đơn thương mại không xác nhận tính chất vật liệu; MTC cũng không xác nhận số lượng trên phiếu đóng gói cuối đã được xếp lên phương tiện. Bộ chứng từ xuất khẩu cần có tham chiếu chéo giữa các hồ sơ, thay vì dùng một tài liệu cho mọi mục đích.

Lập danh mục hồ sơ chất lượng gồm số tài liệu, đơn vị phát hành, loại, mẻ luyện hoặc lô, mác thép và tiêu chuẩn, kích thước, số lượng hoặc phạm vi sản phẩm, phiên bản, ngôn ngữ và tình trạng phê duyệt. Liên kết từng bó hàng cuối cùng hoặc dòng phiếu đóng gói với mẻ luyện và báo cáo tương ứng khi đơn hàng yêu cầu mức chi tiết đó. Nếu nhiệt luyện, gia công, NDT hoặc kiểm tra bên thứ ba diễn ra sau khi cấp chứng chỉ nhà máy thép, giữ rõ đơn vị phát hành hồ sơ công đoạn sau và nhận diện lô. Không sửa báo cáo gốc của nhà máy để tạo cảm giác báo cáo đã bao gồm các công đoạn thực hiện sau đó.

Quy định bản nháp có được dùng để xem xét trước hay không và điều kiện để một tài liệu được coi là bản cuối. Bản gốc ký điện tử, bản quét, tài liệu tải từ cổng thông tin và bản gốc giấy có thể chịu quy tắc chấp nhận khác nhau của bên mua, ngân hàng hoặc cơ quan có thẩm quyền. Quy định cách đặt tên tệp, PDF gộp hay tách, khả năng tìm kiếm văn bản nếu cần, dung lượng tối đa, ngôn ngữ hoặc bản dịch và việc có phải gửi kèm hồ sơ bằng ngôn ngữ gốc hay không. Bản dịch nên luôn được phân biệt rõ với bằng chứng gốc.

Xem xét sai lệch theo phần hàng bị ảnh hưởng. Lỗi đánh máy trong ký mã hiệu đóng gói có thể sửa bằng cách phát hành lại có kiểm soát. Số mẻ luyện chưa đối chiếu được có thể cần kiểm tra lại thực tế. Thiếu một phép thử trên lô đã đóng gói có thể buộc phải tháo gói và để bên mua xem xét. Không điền chỗ trống nhận diện bằng cách sao chép một số ở gần. Ghi lại vấn đề, các bó bị ảnh hưởng, hồ sơ hỗ trợ, nội dung sửa, người phê duyệt và chứng từ đã cập nhật.

Nguồn:[2]

Hồ sơ đóng gói, khối lượng vận tải và bao bì gỗ

ASTM A700 hướng dẫn đóng gói, ghi nhãn và xếp sản phẩm thép để vận chuyển. Có thể dùng tài liệu này để xây dựng quy cách đóng gói, nhưng nó không tự động trở thành điều khoản hợp đồng và không nhất thiết bao quát mọi rủi ro trên tuyến vận chuyển. Trong điều kiện đóng gói đã chấp nhận, xác định giới hạn khối lượng bó, đai bó, phương pháp nâng, bảo vệ đầu thanh và chống ăn mòn, nhãn, mức tiếp xúc thời tiết, vận chuyển bằng container hay hàng bách hóa không đóng container, các điểm bốc dỡ và hạn chế tại nơi đến.

Đối chiếu ký mã hiệu thực tế với bảng kê bó trước khi xếp hàng. Ghi mã bó, dòng sản phẩm, mẻ luyện hoặc lô khi cần, số thanh, kích thước, cơ sở khối lượng tịnh và cả bì, cùng ký mã hiệu nơi đến. Nêu rõ khối lượng là đo hay tính toán. Yêu cầu chụp ảnh nên xác định góc chụp, độ rõ của nhãn, thời điểm và liên kết tên tệp. Ảnh là bằng chứng bổ sung; không chứng minh tình trạng sản phẩm bị che khuất hoặc tính đúng đắn kỹ thuật của phương án chằng buộc.

Đối với container đã đóng hàng thuộc phạm vi SOLAS, Tổ chức Hàng hải Quốc tế giải thích rằng phải cung cấp khối lượng toàn bộ đã xác nhận trước khi xếp lên tàu và đây là một điều kiện để xếp container lên tàu. VGM áp dụng cho container đã đóng hàng theo phương pháp và quy trình tương ứng; không nhất thiết bằng khối lượng tịnh của hàng hóa hoặc khối lượng cả bì trên phiếu đóng gói. Phân công ai xác định, ký và nộp VGM, phương pháp được phê duyệt sử dụng, hạn chốt và cách thay đổi đóng gói muộn dẫn đến tính lại. Xác nhận yêu cầu của người vận chuyển và cơ quan có thẩm quyền cho chuyến hàng thực tế.

Khi dùng bao bì hoặc vật liệu chèn lót bằng gỗ nguyên khối trong thương mại quốc tế, ISPM 15 cung cấp khung kiểm dịch thực vật cho vật liệu đóng gói bằng gỗ thuộc diện quản lý. Xác nhận cách áp dụng tại nơi đến, vật liệu có thuộc phạm vi hay không, yêu cầu xử lý và ghi dấu, cùng người kiểm tra độ rõ của dấu trước khi xếp hàng. Vật liệu gỗ đã chế biến và các trường hợp miễn trừ phải được đánh giá theo quy định áp dụng, không được mặc định là miễn. Dấu ISPM 15 trên gỗ không phải chứng chỉ cho thép và không thay thế quy cách đóng gói.

Nguồn:[3][4][5]

Phê duyệt bản nháp, hạn chốt và bộ chứng từ cuối

Lập kế hoạch ngược từ thời hạn của người vận chuyển, hải quan, ngân hàng, đơn vị kiểm định và khách hàng. Sắp lịch phê duyệt dữ liệu chuyến hàng, bản nháp hóa đơn và phiếu đóng gói, hồ sơ chất lượng, hồ sơ xin cấp chứng từ xuất xứ khi cần, chỉ dẫn vận tải, VGM, chấp thuận sau kiểm tra và phân phối bộ chứng từ cuối. Chỉ định người phê duyệt và người dự phòng cho từng hạng mục có thời hạn, đồng thời quy định cách xử lý sửa đổi muộn.

Dùng danh mục kiểm tra bản nháp theo từng dòng thay vì phê duyệt chỉ vì hình thức trông quen thuộc. Xác nhận các bên, số tham chiếu, mô tả, mác thép và kích thước khi cần, số lượng và đơn vị, khối lượng và cơ sở xác định, số kiện, ký mã hiệu, quốc gia và cách ghi xuất xứ khi giao dịch yêu cầu, điều kiện và địa điểm chỉ định, tuyến đường, ngày tháng và phiên bản chứng từ. Với giao dịch tín dụng chứng từ hoặc nhờ thu chứng từ, để chuyên viên ngân hàng hoặc nghiệp vụ ngoại thương phụ trách xem xét cách diễn đạt của bộ chứng từ xuất trình. Nhân sự vận hành không nên mặc nhiên cho rằng chứng từ đúng về kỹ thuật cũng đáp ứng điều kiện ngân hàng.

Sau khi xếp hàng, ghi lại mã container hoặc phương tiện cuối cùng, số niêm phong, danh sách bó thực tế, hồ sơ khối lượng, ngày xếp hàng và ngoại lệ. Chỉ cập nhật các tài liệu bị ảnh hưởng theo quy trình kiểm soát phiên bản. Lưu chung PO đã chấp nhận, dữ liệu gốc dùng chung, bản nháp đã phê duyệt, chứng từ cuối đã phát hành, danh mục hồ sơ chất lượng, chấp thuận xuất hàng và hồ sơ chuyển giao chứng từ. Cách này giúp bộ phận nhận hàng phân biệt bộ hồ sơ cuối với email đã bị thay thế.

Sản phẩm: thép tròn 42CrMo4 tôi và ram, kích thước và số lượng theo bảng RFQ
Điều kiện thương mại: FCA [địa điểm chỉ định], Incoterms 2020; phân chia trách nhiệm cuối cùng theo đơn bán hàng đã chấp nhận
Chứng từ thương mại: hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói theo từng bó, sử dụng tên pháp lý các bên, dòng PO, mô tả sản phẩm, số lượng, đơn vị, ký mã hiệu và cơ sở khối lượng đã phê duyệt
Chứng từ chất lượng: tài liệu kiểm tra ISO 10474 đã đặt cùng báo cáo thử hoặc kiểm tra đã thống nhất; danh mục cuối liên kết theo mẻ luyện và bó
Dữ liệu đóng gói: mã bó, số thanh, kích thước, cơ sở khối lượng tịnh và cả bì, mẻ luyện hoặc lô khi được yêu cầu, ký mã hiệu nơi đến và danh sách xếp hàng cuối
Dữ liệu vận tải: thông tin đơn vị giao nhận, đặt chỗ và tuyến đường sẽ xác nhận; trách nhiệm VGM và hạn nộp được quy định trước khi đóng hàng vào container
Phê duyệt bản nháp: gửi bản nháp hóa đơn, phiếu đóng gói, danh mục hồ sơ chất lượng và chỉ dẫn gửi hàng trước hạn chốt của người vận chuyển năm ngày làm việc
Phát hành cuối: chỉ phát hành phiên bản đã phê duyệt sau khi đối chiếu tình trạng kiểm tra, danh sách bó, container và số niêm phong, cùng hồ sơ bắt buộc tại nơi đến

Nguồn:[1][4][6]