เอกสารส่งออกสำหรับคำสั่งซื้อเหล็กแท่ง

เริ่มต้นด้วยเมทริกซ์ความรับผิดชอบ ไม่ใช่รายการเอกสารทั่วไป

ข้อกำหนดด้านเอกสารมาจากหลายที่: สัญญาการขาย วิธีการชำระเงิน เส้นทางของผู้ให้บริการที่เลือก ขั้นตอนของผู้ซื้อและผู้รับของ กฎศุลกากรและปลายทาง ข้อกำหนดในการตรวจสอบ และข้อกำหนดในการนำเสนอของธนาคารหรือลูกค้าปลายทาง กฎ ICC Incoterms 2020 ช่วยจัดสรรภาระผูกพันในการส่งมอบ ต้นทุน และความเสี่ยงระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ แต่กฎ Incoterms ไม่ได้ระบุฟิลด์ใบแจ้งหนี้ การจำแนกประเภทศุลกากร ใบรับรอง เงื่อนไขการนำเสนอทางธนาคาร หรือบันทึกคุณภาพสำหรับคำสั่งซื้อเหล็กทุกรายการ เขียนกฎโดยระบุสถานที่หรือพอร์ตและเวอร์ชัน จากนั้นแยกรายการเอกสารและเจ้าของข้อมูล

สร้างเมทริกซ์ที่มีชื่อเอกสาร วัตถุประสงค์ ผู้ออก แหล่งข้อมูล ฟิลด์บังคับ ภาษา ประเภทไฟล์ ข้อกำหนดต้นฉบับหรือสำเนา ลายเซ็นหรือตราประทับหากจำเป็น จำนวนชุด วันที่ส่งฉบับร่าง ผู้ตรวจสอบ ทริกเกอร์ฉบับสุดท้าย ผู้รับ และสถานที่เก็บรักษา รวมถึงใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์ รายการบรรจุภัณฑ์ คำแนะนำในการขนส่งและร่างเอกสารการขนส่ง เอกสารการตรวจสอบวัสดุที่สั่ง รายงานการทดสอบหรือการตรวจสอบ ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้าหากจำเป็น หลักฐานการประกันภัยเมื่อได้รับมอบหมายตามสัญญา หลักฐานบรรจุภัณฑ์ไม้เมื่อเกี่ยวข้อง และคำประกาศเฉพาะของผู้ซื้อ การตั้งค่าที่แน่นอนขึ้นอยู่กับธุรกรรม

UNECE United Nations Layout Key เป็นพื้นฐานสากลสำหรับการออกแบบเอกสารการค้าที่สอดคล้องกันและการจัดวางข้อมูลทั่วไปที่สอดคล้องกัน คุณค่าในการจัดซื้อจัดจ้างในทางปฏิบัติคือหลักการของข้อมูลหลัก: ข้อมูลที่เกิดขึ้นซ้ำในเอกสารควรได้รับการบันทึกเพียงครั้งเดียว อนุมัติ และนำกลับมาใช้ใหม่ แทนที่จะพิมพ์ซ้ำอย่างอิสระ การจัดตำแหน่งช่วยลดความไม่สอดคล้องกัน ไม่ได้ตัดสินใจว่าหน่วยงานปลายทาง ผู้ให้บริการ ธนาคาร หรือลูกค้าจะยอมรับเอกสารใดเอกสารหนึ่งโดยเฉพาะ

มอบหมายเจ้าของเชิงพาณิชย์หนึ่งรายและเจ้าของเอกสารคุณภาพหนึ่งราย โดยมีผู้ประสานงานการอนุมัติเอกสารทำหน้าที่กระทบยอดทั้งสองฝ่าย ผู้ขายอาจจัดเตรียมใบแจ้งหนี้และข้อมูลการบรรจุ โรงงานหรือผู้ดำเนินการเดิมอาจออกบันทึกคุณภาพ ห้องหรือหน่วยงานอาจออกหลักฐานแหล่งที่มา และผู้ขนส่งหรือผู้ส่งอาจออกเอกสารการขนส่ง ผู้ประสานงานสามารถรวบรวมและอ้างอิงโยงแพ็คได้ แต่ไม่ควรแก้ไขรายงานของผู้ออกเดิมเพื่อให้มีลักษณะคล้ายกับเอกสารอื่น

แหล่งที่มา:[1][6]

หยุดข้อมูลหลักที่แชร์และปรับเอกสารทุกฉบับให้ตรงกัน

สร้างเอกสารข้อมูลการจัดส่งที่ได้รับอนุมัติก่อนที่จะจัดเตรียมแบบร่าง ใช้ชื่อและที่อยู่ของฝ่ายกฎหมายทุกประการตามที่กำหนด รวมถึงผู้ขาย ผู้ซื้อ ผู้รับตราส่ง ผู้แจ้ง ผู้นำเข้า หรือบทบาทอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง บันทึกสัญญาและการอ้างอิงคำสั่งซื้อ คำอธิบายผลิตภัณฑ์ เกรดและมาตรฐาน รูปแบบผลิตภัณฑ์ ขนาด เงื่อนไขการจัดส่ง ปริมาณ หน่วยวัด จำนวนมัด เครื่องหมาย พื้นฐานน้ำหนักสุทธิและน้ำหนักรวม แหล่งข้อมูลประเทศต้นทาง กฎ Incoterms และสถานที่ที่ตั้งชื่อ โหมดที่วางแผนไว้ ท่าเรือหรือปลายทาง และการอ้างอิงการจองของผู้ให้บริการขนส่งเมื่อมีให้บริการ

ตัดสินใจว่าคำอธิบายใดต้องเป็นเชิงพาณิชย์ และคำอธิบายใดต้องมีความแม่นยำทางเทคนิค คำอธิบายใบแจ้งหนี้อาจต้องใช้ภาษาที่กระชับสำหรับศุลกากร MTC ต้องการเอกลักษณ์ทางวัตถุ รายการบรรจุภัณฑ์ต้องการข้อมูลระดับมัด ไม่จำเป็นต้องเป็นประโยคที่เหมือนกัน แต่ต้องไม่ขัดแย้งกัน กำหนดคำย่อและหน่วยควบคุม หลีกเลี่ยงการผสมชิ้นส่วน เมตริกตัน กิโลกรัม เมตร น้ำหนักตามทฤษฎี และน้ำหนักที่วัดได้โดยไม่มีป้ายกำกับและกฎการแปลง

ถือว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นการแก้ไข หากปริมาณ แผนมัด ผู้รับสินค้า เส้นทาง เรือ คอนเทนเนอร์ ตราประทับ หรือน้ำหนักเปลี่ยนแปลงหลังจากร่างอนุมัติ ให้ระบุเอกสารที่ได้รับผลกระทบทุกฉบับและออกชุดควบคุมใหม่ การเปลี่ยนแปลงล่าช้าในรายการบรรจุภัณฑ์รายการเดียวสามารถเผยแพร่ไปยังยอดใบแจ้งหนี้ คำแนะนำในการจัดส่ง ใบสมัครต้นทาง การประกาศประกันภัย เอกสารการขนส่ง การส่ง VGM และไฟล์การรับของลูกค้า เมทริกซ์ควรแสดงว่าใครเป็นผู้ตรวจสอบการขึ้นต่อกันแต่ละครั้งอีกครั้ง

เมทริกซ์เป็นรูปแบบการกระทบยอด เอกสารที่จำเป็นและสาขากฎหมายหรือข้อบังคับขึ้นอยู่กับธุรกรรม เส้นทาง และปลายทาง เฉพาะเงื่อนไขการสั่งซื้อที่ยอมรับเท่านั้นที่จะกำหนดข้อกำหนดสำหรับการจัดหาเฉพาะ

แหล่งที่มา:[1][2][6]

แหล่งที่มา:[1]

เชื่อมต่อเอกสารคุณภาพกับสายการบรรจุโดยไม่ต้องเปลี่ยนขอบเขต

ISO 10474 กำหนดประเภทเอกสารการตรวจสอบที่จัดหาตามคำสั่งซื้อเหล็กและผลิตภัณฑ์เหล็กกล้า เลือกประเภทที่ต้องการในเงื่อนไขการซื้อและรักษาผู้ออก ข้อมูลประจำตัวของเอกสาร และขอบเขตที่รายงาน ใบกำกับสินค้าไม่ได้พิสูจน์คุณสมบัติของวัสดุ และ MTC ไม่ได้พิสูจน์ว่ามีการโหลดปริมาณในรายการบรรจุภัณฑ์ขั้นสุดท้าย ชุดส่งออกจำเป็นต้องมีการอ้างอิงโยงระหว่างบันทึกเหล่านี้ แทนที่จะเป็นเอกสารเดียวที่อ้างว่าทำหน้าที่ได้ทุกวัตถุประสงค์

ใช้ทะเบียนเอกสารคุณภาพพร้อมหมายเลขเอกสาร ผู้ออก ประเภท ความร้อนหรือล็อต เกรดและมาตรฐาน ขนาด ปริมาณหรือขอบเขตผลิตภัณฑ์ การแก้ไข ภาษา และสถานะการอนุมัติ เชื่อมโยงแต่ละมัดสุดท้ายหรือสายการบรรจุเข้ากับความร้อนและรายงานที่เกี่ยวข้องเมื่อคำสั่งซื้อต้องการรายละเอียดดังกล่าว หากการบำบัดความร้อนขั้นปลายน้ำ การตัดเฉือน NDT หรือการตรวจสอบโดยบุคคลที่สามเกิดขึ้นหลังจากใบรับรองโรงงาน ให้เปิดเผยข้อมูลประจำตัวของผู้ออกปลายน้ำและล็อต และอย่าแก้ไขรายงานต้นฉบับของโรงงานเพื่อบ่งบอกถึงการดำเนินงานในภายหลัง

กำหนดว่าแบบร่างเป็นที่ยอมรับสำหรับการตรวจสอบล่วงหน้าหรือไม่ และสิ่งใดถือเป็นขั้นสุดท้าย ต้นฉบับ สแกน การดาวน์โหลดพอร์ทัล และต้นฉบับกระดาษที่ลงนามด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ อาจมีกฎการยอมรับที่แตกต่างกันสำหรับผู้ซื้อ ธนาคาร หรือหน่วยงานราชการ ระบุการตั้งชื่อไฟล์ รวมหรือแยก PDF ข้อความที่สามารถค้นหาได้หากจำเป็น ขนาดไฟล์สูงสุด ภาษาหรือการแปล และระบุว่าบันทึกภาษาต้นฉบับจะต้องมาพร้อมกับการแปลหรือไม่ การแปลควรยังคงแยกแยะจากหลักฐานต้นฉบับได้

ตรวจสอบความคลาดเคลื่อนตามขอบเขตที่ได้รับผลกระทบ เครื่องหมายบรรจุภัณฑ์ที่พิมพ์อาจสามารถแก้ไขได้โดยการออกใหม่ที่มีการควบคุม หมายเลขฮีตที่ไม่สามารถกระทบยอดได้อาจต้องมีการตรวจสอบทางกายภาพอีกครั้ง การทดสอบที่ขาดหายไปซึ่งเชื่อมโยงกับล็อตที่บรรจุแล้วอาจต้องมีการแกะบรรจุภัณฑ์หรือการจัดการของผู้ซื้อ อย่าแก้ไขช่องว่างของข้อมูลประจำตัวด้วยการคัดลอกหมายเลขใกล้เคียง บันทึกปัญหา การรวมกลุ่มที่ได้รับผลกระทบ หลักฐาน การแก้ไข ผู้อนุมัติ และเอกสารที่แก้ไข

แหล่งที่มา:[2]

เก็บหลักฐานการบรรจุ น้ำหนักการขนส่ง และหลักฐานบรรจุภัณฑ์ไม้ให้ชัดเจน

ASTM A700 เป็นแนวทางสำหรับการบรรจุ การทำเครื่องหมาย และการบรรทุกผลิตภัณฑ์เหล็กเพื่อการขนส่ง สามารถแจ้งข้อกำหนดการบรรจุได้ แต่จะไม่กลายเป็นสัญญาหรือครอบคลุมอันตรายทุกเส้นทางโดยอัตโนมัติ กำหนดขีดจำกัดมวลรวมมัด แถบคาด วิธีการยก การป้องกันปลายด้าน การป้องกันการกัดกร่อน ฉลาก การสัมผัสสภาพอากาศ เส้นทางตู้คอนเทนเนอร์หรือแยกส่วน จุดขนย้าย และข้อจำกัดปลายทางในเงื่อนไขการบรรจุที่ยอมรับ

กระทบยอดเครื่องหมายทางกายภาพกับกำหนดการมัดก่อนโหลด บันทึกรหัสมัด กลุ่มผลิตภัณฑ์ ฮีตหรือล็อตตามที่ต้องการ จำนวนชิ้น ขนาด เกณฑ์น้ำหนักสุทธิ เกณฑ์น้ำหนักรวม และเครื่องหมายปลายทาง ระบุว่ามีการวัดหรือคำนวณน้ำหนักหรือไม่ ข้อกำหนดเกี่ยวกับภาพถ่ายควรระบุมุมมอง ความสามารถในการอ่านฉลาก เวลา และลิงก์ชื่อไฟล์ ภาพถ่ายเป็นหลักฐานเสริมและไม่ได้พิสูจน์สภาพของผลิตภัณฑ์ที่ซ่อนอยู่หรือวิศวกรรมความปลอดภัย

สำหรับบรรจุภัณฑ์ที่บรรจุภายใต้ SOLAS องค์การการเดินเรือระหว่างประเทศอธิบายว่าต้องจัดเตรียมมวลรวมที่ได้รับการตรวจสอบก่อนการบรรทุกและเป็นเงื่อนไขในการบรรทุก VGM เกี่ยวข้องกับคอนเทนเนอร์ที่บรรจุภายใต้วิธีการและกระบวนการที่เกี่ยวข้อง มันจะไม่เป็นมูลค่าเดียวกันกับน้ำหนักสุทธิของสินค้าหรือน้ำหนักรวมของรายการบรรจุภัณฑ์โดยอัตโนมัติ กำหนดผู้ที่ได้รับ ลงนาม และส่ง VGM ซึ่งใช้วิธีการที่ได้รับอนุมัติ การตัดออก และการเปลี่ยนแปลงการบรรจุล่าช้าจะกระตุ้นให้มีการคำนวณใหม่อย่างไร ผู้ซื้อควรยืนยันข้อกำหนดของผู้ขนส่งและเขตอำนาจศาลสำหรับการจัดส่งจริง

เมื่อใช้บรรจุภัณฑ์ไม้เนื้อแข็งหรือดันน์ในการค้าระหว่างประเทศ ISPM 15 จะกำหนดกรอบการทำงานด้านสุขอนามัยพืชสำหรับวัสดุบรรจุภัณฑ์ไม้ที่ได้รับการควบคุม ยืนยันการใช้งานปลายทาง ไม่ว่าวัสดุจะอยู่ภายในขอบเขต การรักษา และข้อกำหนดด้านเครื่องหมายหรือไม่ และใครเป็นผู้ตรวจสอบความชัดเจนก่อนที่จะโหลด วัสดุไม้แปรรูปและการยกเว้นจะต้องได้รับการประเมินตามกฎที่ใช้บังคับแทนที่จะสันนิษฐาน เครื่องหมาย ISPM 15 บนไม้ไม่ใช่ใบรับรองสำหรับเหล็กและไม่ได้แทนที่ข้อกำหนดการบรรจุ

แหล่งที่มา:[3][4][5]

ดำเนินการอนุมัติร่างโดยเทียบกับการตัดสิทธิ์และอายัดชุดหลักฐานขั้นสุดท้าย

ทำงานย้อนหลังจากผู้ให้บริการขนส่ง ศุลกากร ธนาคาร การตรวจสอบ และการตัดยอดจากลูกค้า กำหนดวันที่สำหรับการยืนยันข้อมูลหลัก ร่างใบแจ้งหนี้และรายการบรรจุภัณฑ์ ชุดเอกสารคุณภาพ ต้นกำเนิดหรือการใช้งานพิเศษ คำแนะนำในการจัดส่ง ร่างเอกสารการขนส่ง VGM การตรวจสอบขั้นสุดท้าย และการแจกจ่ายขั้นสุดท้าย ตั้งชื่อผู้อนุมัติสำรองข้ามโซนเวลา 'การอนุมัติจากผู้ซื้อ' ที่ไม่ได้กำหนดไว้อาจทำให้พลาดการเดินเรือได้แม้ว่าผลิตภัณฑ์จะพร้อมก็ตาม

ใช้รายการตรวจสอบแบบร่างทีละบรรทัดแทนการอนุมัติด้วยการมองเห็น ยืนยันฝ่ายต่างๆ ข้อมูลอ้างอิง คำอธิบาย เกรดและขนาดที่จำเป็น ปริมาณและหน่วย น้ำหนักและพื้นฐาน จำนวนบรรจุภัณฑ์ เครื่องหมาย ประเทศและข้อความต้นทางเมื่อจำเป็นต้องใช้ธุรกรรม กฎและตั้งชื่อสถานที่ เส้นทาง วันที่ และการแก้ไขเอกสาร สำหรับการทำธุรกรรมเลตเตอร์ออฟเครดิตหรือเรียกเก็บเงิน ต้องมีคำนำเสนอจากธนาคารหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการค้าที่รับผิดชอบ เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานไม่ควรถือว่าเอกสารที่ถูกต้องทางเทคนิคเป็นไปตามเงื่อนไขของธนาคาร

หลังจากการบรรทุก ให้จับตู้คอนเทนเนอร์สุดท้ายหรือหมายเลขประจำตัวยานพาหนะ ตราประทับ รายการมัดจริง บันทึกน้ำหนัก วันที่บรรทุก และข้อยกเว้น อัปเดตเฉพาะเอกสารที่ได้รับผลกระทบผ่านการควบคุมการแก้ไข เก็บถาวร PO ที่ยอมรับ ข้อมูลหลัก ร่างที่ได้รับอนุมัติ เอกสารที่ออกขั้นสุดท้าย ทะเบียนคุณภาพ หลักฐานการอนุมัติเอกสาร และบันทึกการส่งไว้ด้วยกัน ซึ่งช่วยให้ทีมรับสามารถแยกแยะแพ็คสุดท้ายจากอีเมลที่ถูกแทนที่ได้

รายการ: 42CrMo4 เหล็กเส้นกลมชุบแข็งและอบคืนสภาพ ขนาด/ปริมาณต่อกำหนดการ RFQ ระยะเวลาการค้า: FCA [named place], Incoterms 2020; การจัดสรรขั้นสุดท้ายขึ้นอยู่กับใบสั่งขายที่ยอมรับ เอกสารเชิงพาณิชย์: ใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์และรายการบรรจุภัณฑ์ระดับมัดโดยใช้ฝ่ายกฎหมายที่ได้รับอนุมัติ, สาย PO, คำอธิบายผลิตภัณฑ์, ปริมาณ, หน่วย, เครื่องหมาย และพื้นฐานน้ำหนัก เอกสารคุณภาพ: สั่งเอกสารการตรวจสอบ ISO 10474 พร้อมรายงานการทดสอบ/การตรวจสอบที่ตกลงกัน; การลงทะเบียนขั้นสุดท้ายเชื่อมโยงกันด้วยฮีตและมัด ข้อมูลการบรรจุ: ID มัด ชิ้น ขนาด พื้นฐานน้ำหนักสุทธิและรวม ฮีต/ล็อตที่สั่งซื้อ เครื่องหมายปลายทาง และรายการโหลดสุดท้าย ข้อมูลการขนส่ง: รายละเอียดผู้ส่งสินค้า ฟิลด์การจองและเส้นทางที่ต้องได้รับการยืนยัน ความรับผิดชอบของ VGM และการตัดยอดที่ระบุไว้ก่อนการโหลดตู้คอนเทนเนอร์ การอนุมัติร่าง: ส่งใบแจ้งหนี้ รายการบรรจุภัณฑ์ ทะเบียนคุณภาพ และร่างคำแนะนำในการจัดส่งห้าวันทำการก่อนการตัดยอดของผู้ขนส่ง การปล่อยขั้นสุดท้าย: ออกเฉพาะการแก้ไขที่ได้รับอนุมัติหลังจากสถานะการตรวจสอบ รายการชุดรวม คอนเทนเนอร์/ซีล และบันทึกปลายทางที่ต้องการจะกระทบยอด เฉพาะเงื่อนไขการสั่งซื้อที่ยอมรับเท่านั้นที่กำหนดข้อกำหนดสำหรับการจัดหาเฉพาะ

แหล่งที่มา:[1][4][6]